こんにちは、社会保険労務士の門山です。
今日のテーマは「マイナンバーの取り扱い」についてです。

１月よりマイナンバーを記載が必要な手続きがあります。「雇用保険関係」の手続きです。

運用のスタートもややこしいのですが、社会保険関係は「来年１月」からのスタートです。
ですが、雇用保険と労災はもうスタートしてます。従業員の方からマイナンバーを取得する必要があるのです。それに伴い、まずはマイナンバーを扱う人を決めなければいけません。

そして、紙媒体で取得した場合は、カギがかかる棚などに大切に保管する必要があります。パソコン上で保管する場合、セキュリティ対策やパスワードの設定など、他の方が閲覧できない状態にする必要があるんです。これまで預かっている書類以上に管理が必要になり、お手間は増えるかと思います、、、。

また、今月以降に入社される方については、マイナンバーを取得する際、身元の確認が必要となります。原則の流れとしては、以下のいずれかの方法で身元を確認することとなります。

１）顔写真の付いている「個人番号カード」
２）運転免許証、パスポートなど写真付きの身分証＋「通知カード」（マイナンバー記載）

従業員の退職や契約の終了などでマイナンバーが必要なくなったら、細かく裁断するなどマイナンバーの書いてある書類を廃棄してください。合わせてパソコンに入っているマイナンバーも削除などを必要があります。

取り扱いの際は、このように厳格に取り扱いする必要になるのです。万が一マイナンバーが流出した場合、取り扱いは厳格にしていた、とはっきりと言える体制が重要なのかなと個人的には考えております。手間のかかることではありますが、きちんとした取り扱い体制を作ってください。

また、弊社では、マイナンバーをお送りいただく際は、メールやFAXでは不可でお願いしております。履歴が残る可能性のある方法のためです。アナログな方法ではありますが、紙媒体での郵送などでお願いしています。

これから手間やリスクが増えていくことになりますが、きちんと取り扱いをしないと、会社の責任が問われる時代です。

逆に、これまでの行政手続きへの添付書類などは減ると予想されます。例えば、課税証明書や身分証などですね。

もし詳細な内容にご興味があれば、ベンチャーサポートにお問い合わせ下さい。